Jak działa wirtualna centrala telefoniczna?

IT / September 4, 2017 / No Comments /


Wydaje się, że dzisiaj duże firmy, ale również wiele mniejszych, nie są w stanie funkcjonować bez wirtualnej centrali telefonicznej. Jeśli w danym przedsiębiorstwie jest dużo działów i wiele telefonów, zarówno stacjonarnych jak i komórkowych, konieczne jest ich zintegrowanie. Żeby był porządek musi być więc centrala, w innym wypadku w firmie zapanuje chaos, a kontrahenci nie będą w stanie skontaktować się z pracownikami firmy.

Co to jest wirtualna centrala telefoniczna?

Mianem centrali wirtualnej określa się centralę, która znajduje się w tak zwanej chmurze, lecz fizycznie nie istnieje. Dawniej, ażeby połączyć ze sobą telefony, tak aby możliwe było przekierowywanie połączeń, potrzebne były kable oraz mnóstwo telefonów stacjonarnych. Dzisiaj natomiast dziesiątki, a czasem nawet setki telefonów można podłączyć do centrali bez żadnych kabli, wszystko bowiem znajduje i odbywa się w chmurze. Ażeby wirtualna centrala telefoniczna zaczęła działać potrzebne jest kupno odpowiedniego oprogramowania, oferowanego przez wielu operatorów.

Dlaczego wybrać wirtualną centralę?

Oczywiście, centrala telefoniczna to żadna nowość. Od dziesiątek lat w call center, czy też w większych firmach istnieją centrale telefoniczne. Jednakże, dawniej wyglądały one i działały zupełnie inaczej niż kiedyś. Jak już wspomniano, tradycyjne rozwiązanie wymagało montowania wielu kabli, co było niewygodne oraz kosztowne. Jednakże, wirtualna centrala ma również wiele innych zalet, takich jak:

– możliwość wdrażania nowoczesnych usprawnień, takich jak chociażby centrala VoIP. W przypadku tradycyjnej centrali telefonicznej często usprawnienia były niemożliwe, gdyż do ich wdrożenia wymagana jest nowoczesna technologia.
– prosta obsługa, dzięki której nie jest konieczne zatrudnianie specjalistów od konfigurowania centrali. Do wirtualnej centrali dostęp mają wszyscy pracownicy, którzy otrzymają odpowiednie uprawnienia. Warto zauważyć, że dokonywanie wszelkich zmian w centrali, takich jak choćby dodawanie nowych numerów wewnętrznych, jest bardzo intuicyjne i proste. Dzięki temu firma również oszczędza, nie musząc opłacać specjalistów od IT.
– usprawnienie działalności firmy dzięki szybkiemu przekierowywaniu połączeń oraz dzięki usprawnieniom, które umożliwiają łatwe kontaktowanie się ze sobą pracowników.

Czym jest centrala VoIP?

Warto mieć na uwadze, że centrala wirtualna znajduje się dzisiaj w ofercie bardzo wielu operatorów. Na którą z nich jednak warto się zdecydować? Na pewno przy wyborze niebagatelne znaczenie ma liczba i jakość funkcjonalności, w jakie dana centrala jest wyposażona. Funkcjonalności są bardzo różnorodne. Niewątpliwie, bardzo ważna jest wspomniana wcześniej centrala VoIP. Jest to usługa, dzięki której klient w dużej mierze obsługiwany jest przez oprogramowanie, a nie przez konsultanta. Polega to na tym, że kiedy klient łączy się z centralą, w słuchawce słyszy nagranie, które zawiera instrukcje odnośnie tego, jak ma on dalej postępować, aby uzyskać odpowiedź na pytanie, które chce zadać lub jak załatwić daną sprawę. Przyciśnięcie danego przycisku na klawiaturze przekierowuje od razu do odpowiedniego działu. Centrala VoIP to sposób na oszczędność czasu nie tylko klienta, ale również pracowników firmy, zwłaszcza konsultantów. Pracuje im się bowiem łatwiej, kiedy mniej więcej wiedzą już, na czym polega, a przynajmniej do jakiej kategorii zalicza się problem, z jakim dzwoni dany klient.

Kolejkowanie połączeń

Inną bardzo ważną funkcją, jaką powinna posiadać dobra wirtualna centrala telefoniczna jest kolejkowanie połączeń. Wydaje się, że szczególnie istotne jest to w przypadku tych firm, do których każdego dnia dzwoni wielu klientów. Dzięki kolejkowaniu połączeń są oni o wiele szybciej obsługiwani. Wynika to z tego, iż oprogramowanie łączy klienta z każdym konsultantem po kolei, aż w końcu trafi na tego, który jest akurat wolny. Łączenie odbywa się aż do skutku. Jeśli natomiast nie ma żadnego wolnego konsultanta, klient jest informowany o tym, na którym znajduje się miejscu w kolejce do połączenia. W pierwszej kolejności zawsze łączeni są z konsultantami ci klienci, którzy dzwonili jako pierwsi.

Nagrywanie połączeń

Z pewnością jedną z istotniejszych funkcji wirtualnych centrali telefonicznych jest również możliwość nagrywania połączeń. Obecnie jest to funkcja, która znajduje się w standardzie, co oznacza, że praktycznie każda wirtualna centrala telefoniczna umożliwia nagrywanie wszystkich rozmów. Jest to funkcja przydatna co najmniej z kilku powodów. Przede wszystkim, często jest to wymagane przez prawo. Po drugie natomiast, przełożeni dzięki nagrywaniu mają możliwość stałej kontroli jakości pracy konsultantów.

Jak wybrać optymalną centralę?

Niewątpliwie, jak już wcześniej zresztą wspomniano, wirtualne centrale znacząco się między sobą różnią. Nie w każdej firmie potrzebna jest centrala wyposażona w dziesiątki różnorodnych funkcji. W mniejszych firmach przeważnie wystarczają najbardziej podstawowe centrale, które umożliwiają przede wszystkim przekierowywanie połączeń oraz ich kolejkowanie.

http://focustelecom.pl/


Tags :

Leave a Reply